Zarządzenie Nr 1/2011
Wójta Gminy Kikół

z dnia 7 stycznia 2011 r.

w sprawie wprowadzenia do stosowania przez pracowników Urzędu Gminy Kikół procedur dotyczących zakupu materiałów do 14 000 euro 

Na podstawie art. 33 ust. 3 oraz art. 60 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 Nr 142, poz. 1591 ze zm.), 

Wójt Gminy Kikół zarządza, co następuje: 

§ 1. W celu określenia zasad i trybu dokonywania zakupu materiałów o wartości do 14 000 euro wprowadza się procedurę oraz wzór wniosku o wyrażenie zgody na zakup materiałów do stosowania przez pracowników Urzędu Gminy w Kikole. 

§ 2. 1. Procedura stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia. 

2. Wzór wniosku o wyrażenie zgody na zakup materiałów stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia. 

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Kikół. 

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 


Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2011
Wójta Gminy Kikół
z dnia 7 stycznia 2011 r.

PROCEDURA ZASAD I TRYBU DOKONYWANIA ZAKUPU MATERIAŁÓW DO 14 000 EURO 

 

Tytuł procedury:

ZLECENIA NA ZAKUP MATERIAŁÓW

Cel:

określenie zasad i trybu dokonywania zakupu materiałów

Zakres:

dotyczy składania zleceń na zakup materiałów przez pracowników merytorycznych oraz poszczególne komórki organizacyjne urzędu

Stosowanie procedury:

Procedurę stosuje się do zleceń na zakup matriałów wywołujących skutki finansowe w budżecie gminy. Procedura nie dotyczy umów zawieranych z wykonawcami na podstawie przepisów Kodeksu Cywilnego i Ustawy Prawo zamówień publicznych

Przedmiot:

procedura określa zasady sporządzania i redagowania zleceń na zakup materiałów

Odpowiedzialność i uprawnienia:

Operacja:

Odpowiedzialność:

1. Sporządzanie projektów zleceń

Komórka lub pracownik merytorycznie odpowiedzialny

2. Przekazywanie projektów zleceń

Pracownik merytorycznie odpowiedzialny

3. Odbiór, reklamacja zleconych materiałów

Pracownik merytorycznie odpowiedzialny

4 . Aktualizacja procedury

Sekretarz Gminy

Proces sporządzania zleceń:

I. Definicje:

Zlecenie zakupu – druk odpowiedniej komórki organizacyjnej określający: przedmiot zakupu, oznaczenie zadania, na które realizowany jest zakup.

Dostawca – podmiot dostarczający materiały.

II. Przygotowanie zleceń:

1. Projekt zlecenia zostaje przygotowany przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego.
2. Zlecenie, poza częścią merytoryczną – patrz definicje, powinno zawierać:
     określenie płatnika wraz z numerem NIP, tj. dla:
      a)Urzędu Gminy Kikół - NIP: 893-12-11-252,
      b)Gminy Kikół - NIP: 466-03-31-828 ,
     zapis, umieszczony pod zleceniem, o treści „ Pracownik odpowiedzialny merytorycznie”, (podpis pracownika) ”.
3. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny przekazuje zlecenie do Skarbnika Gminy, który dokonuje weryfikacji zlecenia w oparciu o plan wydatków gminy. W przypadku braku możliwości realizacji zlecenia Skarbnik Gminy informuje o tym fakcie komórkę organizacyjną składającą zlecenie.
4. W przypadku akceptacji zlecenia Skarbnik Gminy je podpisuje.
5. Następnie pracownik merytorycznie odpowiedzialny przekazuje zlecenie Wójtowi Gminy w celu jego zatwierdzenia.
6. Podczas nieobecności Wójta Gminy lub Skarbnika Gminy do podpisywania zleceń upoważniony jest Sekretarz Gminy oraz Zastępca Skarbnika Gminy.
7. Po podpisaniu zlecenia przez Skarbnika Gminy i Wójta Gminy lub osoby upoważnione, pracownik merytorycznie odpowiedzialny dokonuje jego realizacji.

III. Odbiór zamówień:

1. Zakupy materiałów, które odpowiadają złożonym w zamówieniu wymaganiom są przekazywane do komórki składającej zlecenie dostawy.
2. Potwierdzeniem odbioru dostawy przez komórkę organizacyjną jest odpowiedni wpis na dokumencie zakupu/fakturze.

IV. Reklamacje dostaw i usług:

W przypadku niezgodności zamówienia pod względem jakościowym lub ilościowym lub w przypadku awarii w okresie gwarancyjnym następuje reklamacja do odpowiedniego podmiotu /dostawca, producent/. Reklamacja powinna odbywać się w formie pisemnej, którą sporządza pracownik merytorycznie odpowiedzialny.

V. Faktury i rachunki za materiały:

Pracownik merytorycznie odpowiedzialny opisuje odpowiednio faktury i rachunki, potwierdzając wykonanie i przyporządkowując je do wystawionego zlecenia, a następnie przekazuje do referatu księgowości.

 


Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 1/2011
Wójta Gminy Kikół
z dnia 7 stycznia 2011 r.

Wzór wniosku o wyrażenie zgody na zakup materiałów 

Wniosek z dnia ……................... o wyrażenie zgody na zakup materiałów. 

Zadanie, na które realizowany jest zakup: ……………………………..........…...............………… …………………………………………………............................................................… 

 

Lp

Nazwa

Jednostka miary

Ilość

1

                                               

 

 

2

 

 

 

3

 

 

 

4

 

 

 

5

 

 

 

6

 

 

 

7

 

 

 

8

 

 

 

9

 

 

 

10

 

 

 

11

 

 

 

12

 

 

 

13

 

 

 

14

 

 

 

15

 

 

 

16

 

 

 

17

 

 

 

18

 

 

 

19

 

 

 

20

 

 

 

Zakup dokonany zostanie ze środków w ramach planu: 

- dział.......................rozdział........................§................., w którym na dzień złożenia wniosku plan wynosi ...........................zł. wykonanie .....................zł. 

 

Pracownik odpowiedzialny merytorycznie:

...............................................................................

 

(podpis pracownika)

 

 

 

 

 

Zatwierdzam:

...............................................................................

...............................................................................

(kontrasygnata Skarbnika)

(podpis Wójta)