Author: J_KADRY
Last saved by: Piotr Zarembski

PROJEKT
UMOWA NA ŚWIADCZENIE USŁUGI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
zawarta w dniu	r. w Kikole, pomiędzy:
Gminą Kikół, Plac Kościuszki 7, 87-620 Kikół, NIP 466 – 033 – 18 – 28 , reprezentowaną przez:
Józefa Predenkiewicza – Wójta Gminy Kikół  przy kontrasygnacie:
Wioletty Frej - Skarbnika Gminy Kikół
zwanym dalej ZLECENIODAWCĄ
a
spełniającą warunki określone w art. 279 i art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - potwierdzone	
zwanym dalej ZLECENIOBIORCĄ,
Na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych w związku z art. 275 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zawarto umowę o następującej treści:
§ 1.
Postanowienia ogólne
1.	Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenia audytu wewnętrznego w Gminie Kikół i jej jednostek organizacyjnych w okresie od …….. r. do …… r., zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r., poz. 305 z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi do tej ustawy.
2.	Usługa obejmuje w szczególności:
1)	opracowanie (w porozumieniu z Zamawiającym) rocznego planu audytu wewnętrznego na 2022 r. o którym mowa w art. 283 ustawy o finansach publicznych wraz z jego realizacją,
2)	badanie systemów zarządzania i kontroli;
3)	przeprowadzenie identyfikacji obszarów ryzyka na 2022 i 2023 rok,
4)	przeprowadzenie analizy ryzyka na 2022 i 2023 rok,
5)	zapewnienie prawidłowego i terminowego przeprowadzenia audytu wewnętrznego;
6)	sporządzenie sprawozdania z wykonania audytu za 2022 r.
7)	sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonego audytu, wydanie obiektywnej oceny oraz czynności doradcze, w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostek organizacyjnych Gminy w zakresie przeprowadzonego zadania audytowego;
8)	prowadzenie akt stałych i bieżących audytu w celu udokumentowania przebiegu i wyniku zadania audytowego;
9)	aktualizację procedur audytu wewnętrznego (w miarę potrzeby);
10)	terminowe sporządzanie dokumentacji z prowadzonych audytów;
11)	przeprowadzenie zaplanowanych minimum 3 audytów wewnętrznych zgodnie z przepisami:
a) ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r., poz. 869 z późn. zm.),
b)	rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r., poz. 506),
c)	komunikatem Ministra Rozwoju i Finansów z 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MRiF z 2016 r., poz. 28).
3.	Strony ustalają, że audyt wewnętrzny odbywać się będzie w siedzibie Zleceniodawcy lub w gminnej jednostce organizacyjnej wskazanej przez Zleceniodawcę w planie audytu wewnętrznego.
4.	Zamawiający wymaga wizyt na miejscu prowadzenia usługi audytu wewnętrznego minimum raz na dwa tygodnie 
§ 2.
Prawa i obowiązki Zleceniobiorcy
1.	Zleceniobiorca ma prawo wstępu do pomieszczeń jednostek objętych planem audytu oraz wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych. W tym celu ma prawo żądać od pracowników jednostek informacji i wyjaśnień.
2.	Zleceniobiorca przeprowadzi audyt na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego.
3.	Zleceniobiorca zobowiązany jest do dokumentowania wszystkich czynności i zdarzeń, które mają istotne znaczenie dla wyników audytu.
4.	Zleceniobiorca zobowiązany jest do prowadzenia bieżących i stałych akt audytu wewnętrznego również do udostępniania tych akt Wójtowi Gminy Kikół lub osobie przez niego upoważnionej.
5.	Przed rozpoczęciem zadania, Zleceniobiorca zobowiązany jest do poinformowania kierowników komórek lub jednostek o planowanym przeprowadzeniu zadania.
6.	Zleceniobiorca zobowiązany jest do dokonania analizy ryzyka w obszarze objętym zadaniem oraz opracowania programu zadania. W uzasadnionych przypadkach audytor może w trakcie przeprowadzania zadania dokonać zmian w programie, co powinno być udokumentowane.
7.	Zleceniobiorca zobowiązany jest po zakończeniu czynności w komórce lub jednostce audytowanej objętej zadaniem do przedstawienia kierownikowi komórki lub jednostki ustaleń stanu faktycznego, a następnie zobowiązany jest do sporządzenia sprawozdania z wyniku audytu wewnętrznego.
8.	Zleceniobiorca może przeprowadzać czynności sprawdzające i dokonywać oceny działań jednostki w celu realizacji zaleceń.

9.	Zleceniobiorca może na wniosek Wójta Gminy Kikół lub po uzgodnieniu z nim dokonywać czynności doradcze, chyba że spowodowałoby to zagrożenie dla czynności wynikających z planu audytu, jak również jeśli prowadziłoby to do przejęcia przez niego obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką.
10.	W wyniku czynności doradczych Zleceniobiorca może przedstawić opinie lub wnioski dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki.
11.	Zleceniobiorca zobowiązany jest do składania Wójtowi Gminy Kikół sprawozdania z wykonania planu audytu oraz informowania w szczególności o stopniu jego realizacji oraz istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej.
12.	Zleceniobiorca zobowiązany jest do bieżącej współpracy z Wójtem Gminy Kikół, zwłaszcza stawiania się na jego wezwania w siedzibie Urzędu Gminy w Kikole.
13.	Zleceniobiorca po zakończeniu realizacji prac przekaże Zleceniodawcy wszelkie dokumenty, które zostały wytworzone w związku z realizacją umowy.
14.	Zleceniobiorca audyt wewnętrzny będzie prowadził na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia audytu wewnętrznego udzielonego przez Wójta Gminy Kikół.
15.	Zleceniobiorca oświadcza, że będzie przebywał co najmniej raz na dwa miesiące w siedzibie Zleceniodawcy oraz jednostki objętej audytem wewnętrznym zgodnie z planem audytu wewnętrznego.
§ 3.
Uprawnienia i obowiązki Zleceniodawcy
1.	Zleceniodawca upoważnia Zleceniobiorcę do przeprowadzania audytu w gminnych jednostkach organizacyjnych wskazanych w rocznym planie audytu wewnętrznego.
2.	Zleceniodawca zobowiązany jest zapewnić warunki do niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, w tym zapewni organizacyjną odrębność audytora oraz ciągłość prowadzenia audytu w jednostkach.
3.	Zleceniodawca ma prawo żądać na bieżąco informacji o przebiegu i realizacji audytu wewnętrznego.
4.	Zleceniodawca umożliwi Zleceniobiorcy dostęp do odpowiednich pomieszczeń w siedzibie Zleceniodawcy lub innym ustalonym przez Strony miejscu świadczenia usług w sposób i w terminie umożliwiającym Zleceniobiorcy prawidłowe i terminowe wykonanie usług wchodzących w zakres niniejszej umowy.
5.	Zleceniodawca udostępni Zleceniobiorcy wszystkie informacje lub dokumenty będące w jego posiadaniu, niezbędne do prawidłowej realizacji umowy.
§ 4.
Sposób postępowania z dokumentami
1.	Dopuszcza się wymianę informacji i dokumentów drogą telefoniczną i e-mailową.
2.	Dokumenty dostępne w formie elektronicznej będą przekazywane na pocztę Zleceniobiorcy
........... 	(tel. 	) a na pocztę Zleceniodawcy
. 	
urzad@kikol.pl (tel. 54/ 289 46 70)
3.	Dokumentacja związana z prowadzaniem audytu wewnętrznego będzie przechowywana w wersji papierowej i elektronicznej w siedzibie Urzędu Gminy Kikół.

4.	Zleceniobiorca zobowiązuje się do przechowywania na bieżąco dokumentacji wytworzonej dla celów prowadzenia audytu wewnętrznego. Do czasu jej przekazania Zleceniodawcy, Zleceniobiorca ma obowiązek zabezpieczyć dokumentację przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
5.	Dokumentacja wytworzona w formie papierowej, wytworzona dla celów prowadzenia audytu będzie przedstawiana Wójtowi Gminy Kikół w jednym egzemplarzu.
§ 5.
Wynagrodzenie
1.	Zleceniobiorcy za wykonanie przedmiotu umowy przysługuje całkowite wynagrodzenie w wysokości 	zł. brutto (słownie: 	złotych) przy
czym Zleceniodawca będzie wypłacał wynagrodzenie w czterech transzach za wykonanie poszczególnego zadania audytowego w wysokości	zł brutto.
2.	Podstawę wypłacenia transzy stanowi protokół odbioru zlecenia oraz faktura wystawiona przez Zleceniobiorcę.
3.	Zleceniodawca dokona zapłaty w terminie 14 dni licząc od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na konto wskazane przez Zleceniobiorcę.
4.	Kwota wynagrodzenia jest wiążąca przez cały okres trwania umowy i nie będzie ulegała zmianie.
5.	W przypadku zwłoki w zapłacie należności obowiązują odsetki ustawowe.
§ 6.
Kary
1.	Zleceniodawca może nałożyć na Zleceniobiorcę karę umowną w przypadku zaprzestania świadczenia lub niewykonania w terminie zadania objętego planem do wysokości 10% wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1.
2.	Zleceniobiorca oświadcza, że wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z wynagrodzenia.
§ 7.
Warunki rozwiązania umowy
1. Umowa może zostać rozwiązana:
1)	przez każdą ze Stron bez podania przyczyny za miesięcznym okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
2)	Przez zleceniodawcę z zachowaniem 7 dniowego terminu wypowiedzenia w przypadku:
a)	Naruszenia § 1 pkt. 10 umowy tj. terminu sporządzenia audytu
b)	Naruszenia terminów i nie wykonania obowiązków  zwartych w planie audytu tj. § 1 ust. 3 umowy 
c)	Nie odbycia wizyty audytorskiej opisanej w  § 1 ust.4 umowy . Prawa tego nie wyłącza nawet istnienie usprawiedliwionej przyczyny  nie stawiennictwa audytora 
3)	w przypadku rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Zleceniobiorcy, Zleceniodawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zleceniobiorcy wynagrodzenia za dotychczas wykonane przez niego usługi.

ZLECENIOBIORCA	ZLECENIODAWCA

2. W każdym przypadku rozwiązania umowy Zleceniobiorca przekaże Zleceniodawcy sporządzoną dokumentację z wykonania umowy, wszelkie materiały przez niego wykonane oraz otrzymane od Zleceniodawcy do dnia rozwiązania umowy.
§ 8.
Ochrona danych
1.	Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania wszelkich wymogów związanych z ochroną danych osobowych, wynikających z ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r., poz. 1781) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) )(Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016.1 z późn.zm.).
2.	Szczegółowe regulacje, wynikające z obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych, wzajemne stosunki stron i obowiązki w zakresie przetwarzania danych osobowych w związku z zawarciem niniejszej Umowy zostaną uregulowane w „Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych”.
3.	Zleceniobiorca zobowiązuje się do bezwzględnego zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem zlecenia.
4.	Zleceniobiorca jest obowiązany zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku ze świadczeniem usługi audytu wewnętrznego na rzecz Zleceniodawcy, również po zakończeniu realizacji niniejszej umowy. W szczególności Zleceniobiorca zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszelkie informacje i dane pozyskane w trakcie wykonywania niniejszego zlecenia jako informacje poufne i nie ujawniać ich osobom trzecim, również po zakończeniu realizacji niniejszej umowy, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w bezwzględnie obowiązujących przepisach prawa, oraz zapewnić ochronę dokumentów przed nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
5.	Zleceniobiorca zobowiązuje się do zapoznania i przestrzegania aktów regulujących zasady postępowania z dokumentami lub danymi w zakresie niezbędnym do realizacji umowy, które obowiązują Zleceniodawcę.
6.	Zleceniobiorca zobowiązuje się informować przedstawicieli Zleceniodawcy o wszystkich nieprawidłowościach mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo informacji.
§ 9.
Postanowienia końcowe
1.	Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnego aneksu, podpisanego przez obie strony, pod rygorem nieważności.
2.	W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy prawa z zakresu finansów publicznych oraz Kodeksu Cywilnego.
3.	Spory powstałe w związku z wykonywaniem niniejszej umowy rozpatruje sąd powszechny właściwy dla Zleceniodawcy.
§ 10.
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym dwa egzemplarze dla Zleceniodawcy a jeden dla Zleceniobiorcy.